Officemanager

Officemanagers werken in alle sectoren en types van bedrijven en (publieke) organisaties en bekleden een sleutelpositie binnen een bedrijf. De Officemanager is een autonome en flexibele duizendpoot die van vele markten thuis is. Zij (of hij) streeft een vlotte werking van de organisatie na en coördineert uiteenlopende taken en projecten over de verschillende afdelingen heen.

 

Plaats binnen de afdeling en organisatie

De Officemanager rapporteert aan en is sparringpartner van de algemene directie. Vaak maakt een Officemanager ook deel uit van het Managementteam. De Officemanager vormt de schakel met de andere afdelingen en werkt nauw samen met onder meer administratie, sales, marketing/communicatie, HRM en facility management of heeft zelf eigen taken en verantwoordelijkheden binnen deze vakgebieden.

 

Verantwoordelijkheidsgebieden

Administratieve opvolging van diverse activiteiten, zoals het inboeken van facturen, verzorgen van opdrachtbevestigingen en facturatie en aanleveren van managementinformatie;

Bestellen en beheren van kantoorbenodigdheden, gebouwbeheer en verantwoordelijk voor telefonie of wagenpark;

Tekstredactie en opstellen en versturen van e-mails, nieuwsbrieven, brochures en andere communicatiekanalen;

Ontvangst van klanten en relaties, contacten met pers en andere stakeholders;

Opvolging van personeelsbeheer en begeleiding van stagiairs en/of uitzendkrachten;

Organisatie en coördinatie van evenementen, beurzen, congressen en andere bijeenkomsten;

Organiseren, voorbereiden en notuleren van vergaderingen.

 

Opleiding

Een hbo opleiding Officemanagement of een vergelijkbare operationele hbo opleiding zoals Facility Management. 

Of een mbo opleiding management- of officesupport aangevuld met minimaal 10 jaar werkervaring.

Eventueel extra opleidingen op het gebied van event- of projectmanagement, HRM, marketing, (bedrijfs)communicatie of bedrijfskunde.

  

Competenties

Soft skills

Besluitvaardige en oplossingsgerichte duizendpoot;

Planmatige organisator die steeds het overzicht weet te behouden;

Resultaatgedreven professional met een gezonde dosis verantwoordelijkheidsgevoel;

Sociaalvaardige communicator, zowel naar collega’s als naar externe relaties toe;

Zelfstandige teamspeler met stevige aansturingscapaciteiten.

Hard skills

Talenkennis: meertalig (minimaal Nederlands en Engels en bij voorkeur Frans of Duits) met uitstekende redactionele vaardigheden;

Onderlegd in de nieuwste presentatietechnieken en technologische ontwikkelingen (cloud applicaties, mobiele toepassingen, CMS, tools voor notuleren, videoconferenties, online vergaderen etc.); 

Uitstekende kennis van MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).

 

Uitdagingen

Een Officemanager heeft een breed takenpakket. De OM kent de prioriteiten van het bedrijf en stelt alles in het werk om alle neuzen in dezelfde richting te krijgen. De Officemanager neemt steeds zijn/haar verantwoordelijkheid op, wat heel wat druk met zich mee brengt. Dankzij de snel evoluerende technologische tools werkt de OM vaak flexibel en steeds autonomer.

 

Salaris

Hoe hoger het functieniveau, de verantwoordelijkheden en de leidinggevende rol van de Officemanager, hoe hoger het salaris. Een startende Officemanager begint met een salaris van om en nabij de € 2.200,- bruto per maand, dat na 10 jaar kan oplopen tot zo’n € 4.000,- bruto per maand. Naast het salaris omvat het verloningspakket vaak ook voordelen zoals een smartphone, laptop of andere mobiele apparaten, soms een auto van de zaak, onkostenvergoeding en vergoeding van bepaalde verzekeringen. 

 

Carrière

Officemanagers maken de hoogste kans op promotie in het bedrijf: 60% van hen groeit door naar een hogere functie waarin ze meer verantwoordelijkheden en een leidinggevende rol krijgen.