Personal/Executive Assistant

De Personal/Executive Assistant is de rechterhand van haar manager. Zij draait mee aan de top van de organisatie en werkt zelfstandig, proactief en vaak sturend. De assistant is meestal 100% beschikbaar en bekleedt een sleutelpositie binnen de organisatie. Deze voormalige ‘directiesecretaresse’ faciliteert, denkt mee en adviseert haar manager. 

 

Functieomschrijving

De Personal/Executive Assistant is de strategische sparringpartner van een directeur of manager. Een onmisbare spilfiguur binnen het bedrijf. De PA/EA is het eerste aanspreekpunt van de manager en vervangt de manager in geval van afwezigheid. Ze is hoogopgeleid, met een stevige ervaring en een uitgesproken volwassenheid.

  

Plaats binnen de afdeling en organisatie

De Personal/Executive Assistant werkt samen met haar manager en staat continu in contact met de andere afdelingen van het bedrijf. Zo neemt de PA/EA eigen projecten op in samenwerking met HRM, marketing, communicatie, facility management, productie, sales, logistiek, juridisch etc. 

 

Verantwoordelijkheidsgebieden

Eerste aanspreekpunt voor de manager en doorgeefluik naar diverse stakeholders; 

Inhoudelijke voorbereiding van projecten en beleidsnotities; 

Administratieve taken en algemene secretariaatstaken als agendabeheer, correspondentie, communicatie, presentaties maken
en notuleren van vergaderingen;

Plannen en organiseren van o.a. vergaderingen, events, reizen, seminars, incentives etc;

Sparringpartner, co-manager en back-up van je leidinggevende;

Zowel projectleider als leidinggevende voor specifieke domeinen.

 

Opleiding

Een hbo opleiding Hoger Management Support, Office Management of Management Assistant.

Of een mbo opleiding directiesecretaresse, management- of officesupport aangevuld met minimaal 10 jaar werkervaring.

Eventueel extra opleidingen op het gebied van event- of projectmanagement, HRM, marketing, (bedrijfs)communicatie of bedrijfskunde.

 

Competenties

Soft skills

Analytische, planmatige en probleemoplossende organisator met hands-on mentaliteit;

Brede interesse in maatschappelijke en economische thema’s;

Communicatief sterk: mondeling én schriftelijk, verbaal én non-verbaal;

Loyaal, integer, discreet, empathisch en diplomatiek;

Doortastende, assertieve en ervaren professional die ook anderen in beweging weet te zetten;

Strategisch inzicht in bedrijfsprocessen als grondslag voor de identificatie van verbeterprocessen;

Stressbestendige en flexibele multitasker die hoofd- en bijzaken weet te onderscheiden.

Hard skills

Talenkennis: meertalig (minimaal Nederlands en Engels en bij voorkeur Frans of Duits) met uitstekende redactionele vaardigheden;

Onderlegd in de nieuwste presentatietechnieken en technologische ontwikkelingen (cloud applicaties, mobiele toepassingen, CMS, tools voor notuleren, videoconferenties, online vergaderen etc.);

Uitstekende kennis van MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).

 

Uitdagingen

Een Personal/Executive Assistant bekleedt een vertrouwenspositie. Zij werkt voor en samen met haar manager, maar draagt ook eindverantwoordelijkheid voor eigen projecten. De PA/EA creëert een goede balans tussen intuïtie en ratio, inspanning en ontspanning en weet steeds haar grenzen te verleggen.

 

Salaris

Het salaris van een professionele, ervaren Personal/Executive Assistant kan (zeker in internationale organisaties) oplopen tot ca. € 5.000,- bruto per maand. Gemiddeld bedraagt het salaris ca. € 3.900,- bruto per maand. Naast het salaris omvat het verloningspakket vaak ook voordelen zoals een smartphone, laptop of andere mobiele apparaten, soms een auto van de zaak, onkostenvergoeding en vergoeding van bepaalde verzekeringen. 

 

Carrière

Ongeveer 42% van de Personal/Executive Assistants groeit door binnen het bedrijf. Ze groeien mee met hun manager, de omvang van het bedrijf of stromen door naar een andere functie. Hun brede bedrijfsinzicht biedt hen een ideale springplank naar een volgend (management)niveau.