Functieprofielen van assistants

 

Om de juiste management ondersteuner te werven is het belangrijk om een goed functieprofiel op te stellen, met daarin niet alleen de juiste omschrijving van de taken, maar ook een daarbij passende functienaam die de lading van de functie dekt. Een specialist als ALtijd bemiddelt kan u daarbij heel goed adviseren. 

 

Veranderde functie 
 

Al jarenlang hebben we te maken met een verwarrende hoeveelheid functienamen. Voor het gemak gebruiken we vaak nog de verzamelnaam secretaresse. Maar de functienaam secretaresse is niet meer van deze tijd en de ene secretaresse is de andere niet. Ook staat deze functienaam niet garant voor een bepaald niveau en is de inhoud van de functie in de loop der jaren erg veranderd. In de loop der jaren heeft de traditionele secretaresse er een heel scala van taken en verantwoordelijkheden bij gekregen. En nog steeds wijzigt de functie door digitalisering en robotisering. 

 

De niveauverschillen in de functie nemen toe. In het verleden lag het accent volledig op uitvoerend werk, maar intussen heeft er een enorme verdiepingsslag plaatsgevonden. De secretaresse ontwikkelt zich richting expert en adviseur met meer complexe en organisatorische taken. Een uitvoerende medewerker richt zich voornamelijk op de basistaken zoals correspondentie, agendaplanning, notuleren, archiveren. De expert en adviseur verdiept zich in specifieke domeinen zoals projecten, hospitality, HR/P&O, OR, Marketing & Communicatie en verbreedt haar competenties.

Opleidingen die tegenwoordig gevraagd worden van assistants (afhankelijk van het functieniveau en aangevuld met werkervaring):

  • HBO opleiding Hoger Management Support, Office Management, Management Assistant
  • Aanvullende HBO bachelors op het gebied van HRM, Communicatie, Eventmanagement, Facilitymanagement, Bedrijfskunde, Algemeen Management, Online Marketing & Social Media, Bestuurskunde, Governance etc. 
  • MBO opleiding Office & Management Support 

Deskundig advies

 

Als u de werving & selectie uitbesteedt aan ALtijd bemiddelt, dan krijgt u ook advies over een goed functieprofiel en de bijbehorende functienaam. We kijken samen naar het takenpakket en de verantwoordelijkheden van de assistant en welke opleidingen en werkervaring daarvoor belangrijk zijn. Het is verstandig niet klakkeloos het profiel van de vorige medewerker over te nemen, maar dit eerst te herijken. De taken en verantwoordelijkheden zijn gedurende de jaren vaak op diverse vlakken gewijzigd. Er zijn taken verdwenen o.a. door digitalisering en er zijn nieuwe taken bijgekomen omdat de medewerker zich ontwikkeld heeft. Daarom is het goed om te kijken naar wat er precies van de nieuwe assistant wordt verwacht op het gebied van kennis, ervaring, ambitie en ontwikkeling. En op basis daarvan het functieprofiel op te stellen. 

 

ALtijd bemiddelt is een vakkundige specialist. Ik luister goed naar de behoefte van beide partijen, waardoor echt de juiste persoon op de juiste plek terecht komt. Als u ervoor kiest om zelf de werving & selectie te doen, dan kan ik u ook alleen adviseren over het juiste profiel en een goede vacaturetekst voor u opstellen. 

 

Voorbeelden

Iedere organisatie hanteert eigen functienamen en de daarbij horende functieprofielen. Dat is niet erg transparant. Veel belangrijker zijn de functie-inhoud en de gevraagde competenties. Hieronder staat een overzicht van de meest voorkomende functienamen. Als u erop klikt, komt u bij het bijbehorende profiel. Dit kan u helpen bij het opstellen van uw eigen functieprofiel.