Management Assistant

 

 

 

 

 

De Management Assistant is de rechterhand van haar manager en een onmisbare spilfiguur binnen het bedrijf en de afdeling. De MA is het eerste aanspreekpunt voor haar leidinggevende en combineert een brede vakkennis met professionaliteit en een groot verantwoordelijkheidsgevoel.

 

Plaats binnen de afdeling en organisatie

De Management Assistant werkt nauw samen met haar manager en staat dagelijks in contact met andere afdelingen van het bedrijf zoals HRM, marketing, communicatie, facility management, productie, sales, logistiek, juridisch etc. De functietitel varieert in functie o.b.v. de rol en het hiërarchische niveau van de functie. De functieinhoud verschilt al naar gelang de afdeling waar een MA werkzaam is. Hoe hoger in rang de manager voor wie de MA werkt, hoe uitgebreider haar verantwoordelijkheden zijn.

Verantwoordelijkheidsgebieden 

Administratieve taken en algemene secretariaatstaken als agendabeheer, correspondentie, communicatie, presentaties maken 

en notuleren van vergaderingen;

Intern en extern aanspreekpunt voor de manager; 

Tekstredactie van interne en externe communicatiemiddelen; 

Contactpersoon voor leveranciers;

Plannen en organiseren van vergaderingen, events, bijeenkomsten, incentives en reizen;

Sparring partner en back-up van de manager;

Opvolgen van projecten in eigen beheer en van de manager. 

 

Opleiding

Een hbo opleiding Management Assistant of Directiesecretaresse.

Of een mbo opleiding directiesecretaresse, management- of officesupport aangevuld met minimaal 2 tot 5 jaar werkervaring.

Eventueel extra opleidingen op het gebied van event- of projectmanagement, HRM, marketing, communicatie of managementsupport.

 

Competenties

Soft skills 

Loyaal, integer, discreet en diplomatiek;

Stressbestendige en zelfstandige multitasker; 

Planmatige organisator met hands-on mentaliteit;

Overtuigend en sociaalvaardig, zowel intern als extern;

Communicatief sterk: mondeling en schriftelijk;

Professional met verantwoordelijkheidsgevoel.

Hard skills 

Uitstekende kennis van de Nederlandse en minimaal een vreemde taal (bij voorkeur Engels) in woord en geschrift, zeer goede redactionele vaardigheden;

Onderlegd in de nieuwste presentatietechnieken en technologische ontwikkelingen (cloud applicaties, mobiele toepassingen, CMS, tools voor notuleren, videoconferenties, online vergaderen etc.);

Uitstekende kennis van MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).

 

Uitdagingen 

Een Management Assistant bekleedt een vertrouwenspositie. Ze is het verlengstuk van haar manager, maar volgt ook samen met andere afdelingen gemeenschappelijke en eigen projecten op. De MA werkt autonoom en kan goed schakelen tussen de uiteenlopende prioriteiten. Ze is leergierig, flexibel en besluitvaardig.

 

Salaris

Het startsalaris van een Management Assistant is ca. € 2.000,- bruto per maand en loopt na 10 jaar op tot zo’n € 3.700,- bruto per maand. De hoogte van het salaris hangt nauw samen met opleiding, werkervaring en eventuele leidinggevende verantwoordelijkheden. Naast het salaris omvat het verloningspakket vaak ook voordelen zoals een smartphone, laptop of andere mobiele apparaten en een onkostenvergoeding.

 

Carrière

Ongeveer 38 % van de Management Assistants groeit door binnen het bedrijf. Hoe meer verantwoordelijkheid ze krijgen en hoe meer ze zich specialiseren, hoe sneller zij naar andere functies doorgroeien.